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Dokumentenmanagement

TIM 4.2 – Die neue Version ist da!

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TIM 4.2 – Die neue Version ist da!

Die neue Version des Redaktionssystems TIM stellt den Redakteur in den Mittelpunkt. Zahlreiche verbesserte Funktionalitäten und eine weiterentwickelte Oberfläche erhöhen die Usability spürbar.

Lassen Sie sich die Neuerungen in unseren Webinaren zeigen. Termine und Registrierung

TIM Callout-Editor
Übersetzen von Callout-Texten
Die neue Version TIM 4.2 unterstützt den Übersetzungsprozess auch im Callout-Editor. Alle Texte einer SVG-Grafik werden zur Übersetzung ausgespielt. Nach der Übersetzung werden die übersetzten Texte importiert und fremdsprachige SVG-Grafiken automatisch angelegt. Hierbei werden alle gängigen Translation Management Systeme und Übersetzungsprozesse unterstützt.

Der oftmals zeitaufwändige, manuelle Übersetzungsprozess entfällt.
Der Redakteur wird entlastet und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren.

TIM InfoManager
Notizen im Dokument
Bei der Dokument-Bearbeitung können jetzt Notizen am Knoten erfasst und bearbeitet werden, ganz unabhängig vom Knotenstatus und Knotentyp. Vorhandene Notizen sind einfach an einem Notizsymbol erkennbar.

Mit dieser neuen Funktion kann der Redakteur ganz einfach Kommentare einfügen und sich mit seinen Teamkollegen austauschen. Der Reviewprozess wird dadurch erleichtert und die Zusammenarbeit im Redaktionsteam verbessert.

Variantenübersicht
Zur besseren Übersicht gibt es jetzt die neue Ansicht „Übersicht Variantinformationen“, die alle Variantinformationen eines Dokumentes darstellt. Um hierbei die Übersicht zu behalten, können einzelne Variantenspalten in der Übersicht ein- und ausgeblendet werden. Aus der Variantenübersicht ist es möglich, einen Knoten in der Dokumenten-Strukturansicht direkt über das Kontextmenü anzuspringen.
Alle im Dokument vergebenen Varianten-Merkmal-Wert-Kombinationen werden in einer Sidebar aufgelistet. Dort können sie einfach mit einem Klick selektiert bzw. deselektiert werden. Auch die Varianten, die innerhalb von Modulen vergeben wurden, werden in der Variantenübersicht dargestellt.

Die neue Variantenübersicht in TIM 4.2 erleichtert die Bearbeitung der Varianten enorm. Der Redakteur behält den Überblick, denn alle Varianten in einem Dokument sind auf einen Blick sichtbar!

TIM PDOPro

Eigene Ansicht je Referenztyp
Die Ansicht „PDO-Hierarchie“ kann für jeden Referenztyp in einem eigenen
Fenster angezeigt werden und sorgt so für eine bessere Übersicht.

Massenbearbeitung von Attributen
Was für eine Zeitersparnis und Fehlerminimierung! In der neuen Version können Attribute der aktuellen Sprache von mehreren PDO-Objekten gleichzeitig, übersichtlich und schnell in einem Wizard gepflegt werden. Dabei kann mit einem Klick ein Attributswert allen PDO-Objekten zugewiesen werden.
Haben sich Werte geändert oder wurden Felder gelöscht, werden diese markiert und können so übersichtlich kontrolliert, im Block gespeichert oder einfach wieder zurückgesetzt werden. Die Kontextfunktionen können in der Trefferliste sowie im Strukturbaum aufgerufen werden. Darüber hinaus kann die Massenbearbeitung von Attributen auch für die Pflege der Referenzattribute verwendet werden.

Mit der gleichzeitigen Pflege mehrerer Attribute kann der Redakteur schnell und zuverlässig Änderungen für alle „Familienmitglieder“ vornehmen. Er spart enorm viel Zeit und vermeidet darüber hinaus Fehler.

Wollen Sie mehr über die neue Version TIM 4.2 erfahren?

Sprechen Sie uns an

SharePoint-Archivierung mit COI-BusinessFlow 2015

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SharePoint-Archivierung mit COI-BusinessFlow 2015

Donnerstag, 29.09.2016, 14.00 – 14.45 Uhr

Der Trend zur Nutzung von Microsoft SharePoint hält unvermindert an. Dadurch werden vermehrt wichtige Unternehmensinformationen und -dokumente in dieser Umgebung abgelegt und den Anwendern zur Verfügung gestellt. In diesem Umfeld stellt sich aber zwangsläufig die Frage der sicheren Ablage dieser Informationen. COI-BusinessFlow bietet mit der SharePoint-Archivierung die Möglichkeit, aufbewahrungspflichtige Daten revisionssicher zu archivieren.

In diesem COI-Webinar stellen wir Ihnen verschiedene Wege vor, wie Dokumente aus SharePoint in COI-BusinessFlow abgelegt werden können und wie auf diese Dokumente wieder zugegriffen werden kann.

  • Einführungsvortrag
  • Manuelles Ablegen von Dokumenten aus SharePoint
  • Automatisiertes Ablegen von Dokumenten aus SharePoint mit unterschiedlichen Strategien
  • Zugriff auf archivierte Dokumente


Referenten: Edwin Maas und Erika Schmuck, COI GmbH

Hier geht´s zur Anmeldung

Innovationsprojekt mit CATALOGcreator®

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Unser Kunde „Claudius Peters Group GmbH“ berichtet über die Erfahrungen mit dem
Service-Informations-System CATALOGcreator!

Die Claudius Peters Group ist führender Spezialist für Schüttgut- und Verfahrenstechnik. Ein wesentliches Ziel des unternehmensweiten Innovationsprojektes „Inspired Excellence“ ist es, das Wissen aus einzelnen Expertensystemen mit der Software CATALOGcreator® zusammen zu führen und sehr übersichtlich für eine große Nutzergruppe auf einer zentralen Plattform zugänglich zu machen.

Unternehmen

Die Claudius Peters Group GmbH mit Hauptsitz in Buxtehude nahe Hamburg, mit Büros in Amerika, Europa, China und in Fernost konzipiert und fertigt Lagerplätze, pneumatische Förderanlagen, Zementsilos, Aluminiumsilos, Klinkerkühler, Mahlanlagen für Mineralien, Kohle und Gips, Gipshomogenisierer und Kühler, Packanlagen, Schüttguttechnik für Schiffe, Aluminium und Kohle. Weltweit beschäftigt Claudius Peters knapp 540 Mitarbeiter, allein 400 arbeiten am Hauptstandort in Buxtehude.

Ausgangssituation

Ziel des im Jahre 2014 gestarteten Innovationsprojektes „Inspired Excellence“ ist es, bei Claudius Peters den Grundstein für ein modernes und exzellentes Unternehmen des 21. Jahrhunderts zu legen. Um dies zu erreichen, konzentriert man sich auf folgende vier Schwerpunkte: Etablierung durchgängiger Softwareanwendungen, Prozessoptimierung, Standardisierung und die Neuausrichtung des Produktportfolios.

Im IT-Bereich bedeutet dies einen Wandel von nebeneinander existierenden Softwarelösungen hin zu Systemen, die ständig Daten miteinander austauschen. Im Ergebnis sollen dann die komplexen Informationen aus den verschiedenen Quellen verständlich und einfach auf einer zentralen Plattform aufbereitet sein.

Anforderungen                                             

Claudius Peters war deshalb nicht nur auf der Suche nach einer klassischen Softwarelösung für den Service. Es ging viel mehr um die Aufgabe, Unternehmensinformationen zusammenzufassen und in einer anwenderfreundlichen Oberfläche den internen und externen Nutzern zur Verfügung zu stellen. „Wir besuchten 2015 die Kundenveranstaltung der TID Informatik GmbH – den cDAY – und alles, was wir dort über das Produkt CATALOGcreator® gehört haben, hat sich als nützlich für unser Projekt herausgestellt und später auch in der Praxis bestätigt“, so Thomas Nagel, Operations Director bei Claudius Peters.

Er fasst die fünf zentralen Anforderungen an die Softwarelösung für die unternehmensweite Informationsplattform so zusammen: Komfortkriterien, Bedienerfreundlichkeit, Verknüpfung von Daten sowie verschiedene Publikationsvarianten und die Darstellung  auf allen mobilen Endgeräten.

Unter Komfortkriterien versteht das Unternehmen ein einfaches Lizenzmodell, ein gutes Berechtigungskonzept und das automatische Verbinden von Daten. Die Bedienung des Tools sollte zudem einfach sein und modernen Ansprüchen genügen, sowie Flexibilität bieten und zugleich umfassende Informationen abbilden können. Claudius Peters möchte den Nutzern dieser Plattform die Informationen im Intranet, Offline, als PDF und – endgeräteunabhängig – im Internet zugänglich machen. Die wichtigsten Daten, die der CATALOGcreator® publiziert, stammen aus dem ERP-, CAD- und CAE-System, sowie aus Projektdatenbanken und Dokumentationen.

Lösung                                                                               

Im ersten Schritt erstellte Claudius Peters ein Anforderungsprofil für die neue Software, die die bestehende Lösung ablösen sollte. Claudius Peters entschied sich für einen Proof of Concept (PoC) mit der TID Informatik GmbH. Der PoC dient dazu, bereits vor dem eigentlichen Auftrag abzuklären, ob die Daten und Prozesse des Unternehmens mit der Software-Lösung zum gewünschten Ergebnis führen. Nach diesem Workshop stand die Entscheidung für den CATALOGcreator® endgültig fest.

„Wir konnten das Projekt ohne große IT-Kapazitäten durchführen. Für uns stand die ganzheitliche Veränderung über das Unternehmen hinweg im Fokus. Die Projektplattform ist ein Tool, das in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden soll. Die Ausrichtung ist deshalb sehr anwenderorientiert und ein komplexes Ergebnis des Innovationsprojekts“, erläutert Thomas Nagel das weitere Vorgehen.

Das Projekt für diese zentrale Publikationsplattform läuft unter dem Namen „Claudius Peters Prime“ hat neben der Bedeutung für die Kunden und Vertriebspartner auch ganz verschiedene Nutzergruppen im Fokus: Sales-Manager, Vertrieb, Ersatzteilabteilung, Produkt Linien Management & Konstruktion, Montagemitarbeiter, Inbetriebnehmer sowie der Aftermarket-Service.

Rund 8.000 Kataloge zu den Projekten mit Maschinen mit CP Seriennummern- von heute bis zurück zum Jahr 1994 – sind bereits über die Plattform zugänglich. „Was uns besonders begeisterte, war die Tatsache, dass sich dank des CATALOGcreator® selbst jahrzehnte alte Daten einfach und schnell in ein modernes Programm überführen ließen“, beschreibt Thomas Nagel den Prozess der Altdaten-Integration.

Im Sommer 2016 startet man weltweit mit Test-Usern im Unternehmensverbund, die die Plattform über das Intranet erreichen. „Claudius Peters Prime“ bietet Informationen zu den Stammdaten der Projekte, Maschinen- und Seriennummern, ERP-Teilestammdaten, Kundenteilenummern und Projektdaten, Ersatzteilzeichnungen der Konstruktion, Montagezeichnungen, Prozess- und Automatisierungsdaten, Dokumente aus dem CAE System Engineering Base sowie Gesamtdokumentation und Engineering Dokumente.

Die Ergebnisse der Testphase sind sehr positiv. Außerdem erhalten auch die Kunden bei der Auslieferung neuer Maschinen den elektronischen Ersatzteilkatalog bereits als 2D Offline-Variante auf CD.

Erfahrungen und Ausblick

Der CATALOGcreator® übernimmt bei Claudius Peters die Funktion eines Data Connectors. Letztlich erzielt das Unternehmen so einen deutlichen Mehrwert in jeder Projektphase. Aktuell sind bereits die Sprachen Deutsch und Englisch im System verfügbar. Bereits geplant sind weitere Übersetzungen in Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Russisch und Italienisch.

Als eine ganz grundsätzliche Erkenntnis des Innovationsprojektes hat sich bei Claudius Peters die intensive Aufarbeitung der Stammdaten herausgestellt. Durch die Visualisierung im elektronischen Katalog ist schnell ersichtlich, an welcher Stelle Daten nicht sauber gepflegt sind. Dies ist zusätzliche Motivation, um die aufwendige Bereinigung konsequent und zeitnah durchzuführen.

Thomas Nagel bezeichnet die Zusammenarbeit im Projekt mit dem langjährigen Partner CCS Solutions GmbH, der bereits mit der Einführung eines DMS-Systems bei Claudius Peters betraut war, und der TID als „sehr erfrischend und effizient“ und das Produkt als „modern und innovativ“. Die Anforderungen der Unternehmensgruppe wurden stets schnell verstanden und umgesetzt.

Man ist dem Ziel, ein zukunftsorientiertes Unternehmen zu sein, mit der neuen Projektplattform um einiges näher gekommen. Die nächsten Projektschritte sind die Schulung und Integration von Vertretern sowie bis Ende 2016 das Go-Live des 2D-Webkatalogs für die Kunden. Auch ein komfortabler Webshop sowie die Option für einen 3D-Katalog stehen noch auf der Agenda.

Fazit

„Der CATALOGcreator® ist ein Tool, das jedes Unternehmen haben sollte. Wir nutzen es als eine Informationsdatenbank, die Expertenwissen aus den verschiedenen Systemen zusammenführt. Nicht jeder kann ein ERP-System oder ein CAD-Programm bedienen, aber im elektronischen Katalog sind die Informationen so aufbereitet, das praktisch jeder auf alle relevanten und freigegebenen Daten einfach zurückgreifen kann. Dies ist ein enormer Mehrwert für das gesamte Unternehmen und unsere Kunden und Partner“, fasst der Operations Director von Claudius Peters zusammen.

Siehe auch:

Projektbericht mit Bildern

COI PharmaSuite & BusinessFlow

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COI_logo_quer_4cUnser Partner COI stellt in seiner September-Webinar-Reihe wieder spannenden Themen vor.

Melden Sie sich an zu:

Unter allen Teilnehmern wird ein Kindle Paperwhite verlost!

Infos zu den Webinaren hier im Überblick:

COI-PharmaSuite – das Modul xEVMPD

Dienstag, 22.09.2015, 11.00 – 11.45 Uhr

Das xEVMPD-Modul stellt eine integrierte Erweiterung der COI-PharmaSuite dar, welche direkt in die Oberflächenstruktur der Softwarelösung eingebunden wird. Durch diese nahtlose Integration ist es möglich, die Daten aus den jeweiligen Dossiers zu übernehmen, sodass die xEVMPD-Anforderungen entsprechend in Kombination mit bestehenden Daten genutzt werden können.

Mit der zusätzlichen Funktion XEVPRM-Import (Extended EudraVigilance Product Report Message) im xEVMPD-Modul ist nun der einfache und schnelle Import von XEVPRMs möglich. Diese können aus alten Datenbeständen oder Messages, die aus der EudraVigilance-Datenbank generiert wurden, bestehen.

Die Import-Lösung ist auf komfortable Behandlung einer großen Menge an XEVPRMs ausgelegt. Somit entfällt eine zeitaufwändige, oftmals manuelle Migration der Daten. Eine detaillierte Prüfung gleicht beim Import den Inhalt des XEVPRMs automatisch mit in der COI-PharmaSuite vorhandenen Daten ab, so dass Redundanzen vermieden werden. Das Modul ermöglicht so einen einfachen und schnellen Import von XEVPRMs, unabhängig von der Datenherkunft.

Im COI-Webinar stellen wir Ihnen das Modul praxisnah vor:

  • Einführungsvortrag
  • Das Modul xEVMPD – Potentiale nutzen
  • Übermittlung von XEVPRMs
  • COI-PharmaSuite XEVPRM-Importer „Live“
  • Reporting mit der Zulassungsdatenbank

Referenten: Susanne Seuchter und Manfred Bär, COI GmbH

 

COI-BusinessFlow – die digitale Personalakte

Donnerstag, 24.09.2015, 10.00 – 10.45 Uhr

Im COI-Webinar informieren wir Sie über die Anforderungen im Personalmanagement. Wir zeigen Ihnen, welche Personalprozesse durch den Einsatz einer digitalen Personalakte optimiert werden können und wie eine Umsetzung in der Praxis aussehen kann. In der Live-Präsentation stellen wir Ihnen die COI-Personalakte beispielhaft vor.

  • Einführungsvortrag
  • Potentiale im Personalmanagement entdecken – ein Überblick
  • Einsatzmöglichkeiten einer digitalen Personalakte
  • Die COI-Personalakte „Live“

Referenten: Christine Betz und Edwin Maas, COI GmbH

 

COI-BusinessFlow – Belegerfassung mit AutoClick

Donnerstag, 24.09.2015, 14.00 – 14.45 Uhr

Oftmals ist die Erfassung von gescannten Dokumenten in einem ECM mit einen enorm großen Aufwand zum Klassifizieren der Dokumente verbunden. Mit der Lösung AutoClick unseres Partner One Click Solutions GmbH, können Sie diesen Aufwand erheblich reduzieren.

In diesem COI-Webinar zeigen wir Ihnen die Abläufe, wie gescannte Dokumente erkannt, ausgewertet und nach COI-BusinessFlow übertragen werden.

  • Einführungsvortrag
  • Erkennung der Dokumentart von gescannten Dokumenten aufgrund des zuvor in AutoClick durchgeführten Trainings
  • Automatisches Setzen der Dokumentattribute
  • Umgang mit nicht erkannten Dokumenten
  • Automatische Übernahme der Dokumente nach COI-BusinessFlow

Referenten: Christine Betz und Edwin Maas, COI GmbH

Besuchen Sie auch den CCS Webinarkalender unter: CCS Webinare

CCS Veranstaltungstipps im Mai

Veröffentlicht am unter CCS-Aktuell.

Auch im Mai finden wieder zahlreiche und spannende Veranstaltungen statt, zu denen wir Sie sehr herzlich einladen möchten.

In unserer Veranstaltungsübersicht erfahren Sie alle Details  zum COI-Forum am 6.5. & 7.5., dem cDAY am 20.5. & 21.5., und als kleinen Ausblick für Juni, bereits die TIM 4.0 Anwenderkonferenz am 15.06. & 16.06.2015.

Ebenfalls möchten wir Sie auf unsere regelmäßigen Onlinepräsentationen aufmerksam machen.
Jede Woche, jeweils Montags und Freitags stellen wir Lösungen unserer Partner live vor.

In diesen 1 stündigen Webinaren erfahren Sie, wie man beispielsweise mit dem Redaktionssystem TIM 4.0 oder dem elektronischen Ersatzteilkatalog CATALOGcreator arbeitet.

Sie sehen wie klassische Alltagstätigkeiten ausgeführt werden, welche Möglichkeiten es gibt mit den Lösungen zu arbeiten, wo Mehrwerte und Chancen beim Einsatz dieser Produkte liegen.

Sie können jederzeit Fragen stellen und sich gezielt darüber informieren, wie die gezeigten Lösungen zu Ihren Prozessen und Anforderungen passen.

Die Präsentationen sind kostenfrei und völlig unverbindlich.

Haben Sie Wünsche, Fragen oder Anregungen zu unseren Online-Events, Feedback, Lob oder Kritik, lassen Sie es uns bitte wissen.

Schreiben Sie uns hier: KONTAKT

 

CCS Solutions feierte auf der Cap San Diego sein 30 jähriges Bestehen

Veröffentlicht am unter Blog, CCS-Aktuell.

Hamburg, 08.05.2014. Interessante, offene und vielversprechende Gespräche, gemixt mit spannenden Fachvorträgen in einer außergewöhnlichen Location, das war der CCS Kundentag auf der Cap San Diego, dem ältesten noch fahrbaren Museumsfrachtschiff der Welt.

Ca. 50 Kunden, Interessenten und Partner, feierten am 8.5. zusammen mit dem CCS Team im Hamburger Hafen. Der Tag begann mit einer Schiffsführung, geleitet von zwei ehemaligen Crewmitgliedern. Die Fachvorträge unserer Partner fanden dann in der stimmungsvoll ausgeleuchteten Frachtluke 4 statt. Frau Dr. Britta Görs berichtete eindrucksvoll von den Entwicklungen in der IT und im Informationsmanagement der letzten 30 Jahre und zog immer wieder Parallelen, an welchen Stellen sich die CCS zu diesem Zeitpunkt befand. Nach einer kleinen Stärkung, zog dann Robert Schäfer, Geschäftsführer der TID Informatik GmbH die Zuhörer in seinen Bann. „Vom elektronischen Ersatzteilkatalog zum Service-Informationssystem“ lautete der Titel seines Vortrags, der anschaulich vermittelte welche Vorteile ein modernes Servicemanagement den Unternehmen bringen kann. Mit dem Titel „Von falschen Begriffen und richtigen Benennungen“ begeisterte Lars Schiller von der Zindel AG sichtlich alle Teilnehmer. Eine anschaulichere Methode das Thema Terminologiemanagement zu verdeutlichen gibt es vermutlich nicht. „Outputmanagement umfangreicher Dokumentationen“ stand nach eine kleinen Pause dann auf der Agenda. Patrick Carl von der COI GmbH verdeutlichte anhand vieler Kundenbeispiele, welche Vorteile ein modernes Dokumentenmanagement bieten kann. Der letzte Fachvortrag des Tages wurde gemeinsam mit der FCT AG vorgetragen. Hier stellten Dr. Walter Fischer (FCT AG) und Marco Freund (CCS) das Redaktionssystem TIM 4.0, mit der von der CCS entwickelten MS SharePoint® Integration für Lektoratsprozesse vor. TIM-SPL wie die Schnittstelle heißt, macht abteilungsübergreifendes Arbeiten in vielen Bereichen möglich.

Die Vorträge zeigten, dass Informationsmanagement heute die wichtigste Anforderung für Unternehmen darstellt und Insellösungen der Vergangenheit angehören.

Um 19.00 Uhr wurden dann die Türen des Salons der Cap San Diego zum Kapitänsdinner geöffnet. In gemütlicher Atmosphäre und ganz im alten Stil der 60er Jahre, genossen die Teilnehmer den Blick auf den Hamburger Hafen und führten ungezwungene und auch fachliche Gespräche, bis der Abend dann an der Schiffsbar wunderbar ausklang.

Wir möchten uns an dieser Stelle bei allen Teilnehmen, Partnern und Freunden bedanken, die diesen Tag für uns unvergesslich gemacht haben.

30 Jahre CCS Solutions

Veröffentlicht am unter Blog, CCS-Aktuell.

08.5.2014: „30 Jahre CCS Solutions“

Wir möchten gemeinsam mit Ihnen „30 Jahre CCS“ feiern und laden Sie zu unserem Kundentag auf die Cap San Diego im Hamburger Hafen ein.

Termin : 08. Mai 2014

Von 10:00 – 18:00 Uhr haben wir verschiedene Highlights für Sie vorbereitet.

  • Schiffsbesichtigung mit einem ehem. Mannschaftsmitglied
  • Vorträge zu unterschiedlichen Fachthemen rund um das Informationsmanagement
  • ab 20 Uhr gemeinsames Dinner im Salon der Cap San Diego

Die ausführliche Agenda finden Sie unter: Agenda

Anmeldung bitte an: vertrieb@ccs-solutions.de