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Content Delivery: Ohne Metadaten geht nichts

Innerhalb der Technischen Dokumentation und dem Content Delivery kommt dem passgenauen Einsatz von Metadaten eine immer größere Bedeutung zu. Kunden erwarten von Unternehmen, dass ihnen die für sie relevanten Informationen zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung gesetllt werden. Dies gelingt jedoch nur, wenn Technische Redaktionen „vom Nutzer aus“ denken und ein durchdachtes Metadatenkonzept im Einsatz haben.

Voraussetzung für die erfolgreiche Auslieferung der Inhalte

Die alles entscheidende Basis für die aus Kundensicht erfolgreiche Auslieferung der Inhalte sind Metadaten. Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten erhalten. Erst durch diese gelangen Nutzer/Innen zu den für sie relevanten Informationen. Das ist der Grund, warum die gesamte Technische Dokumentation inklusive aller technischen Daten und Produktinformationen mit hochwertigen Metadaten kombiniert werden sollte.

Grundlegende Eigenschaften von Metadaten

Im Rahmen der Metadatenentwicklung ist entscheidend, je Unternehmen eigene Standards zu entwickeln und diese im Rahmen der Terminologiearbeit und des Redaktionssystems festzulegen. Nur auf diese Weise wird beispielsweise die Qualitätssicherung gewährleistet. Folgende Eigenschaften der Metadaten sind aus unserer Sicht entscheidend:

  • Metadaten haben neben allgemeingültigen Ansätzen hohe kundenspezifische Inhalte
  • Sie beschreiben und klassifizieren die Objekte im Objektmanager
  • Werden beim Speichern der Objekte im Objektmanager vergeben
  • Werden als Suchkriterien bei der Objektsuche verwendet
  • Werden zur Prozessautomatisierung verwendet

Inhaltsanforderungen durch Metadaten

Der effiziente Einsatz von Metadaten setzt voraus, dass die zugrundeliegenden Inhalte modular erstellt werden. Nur durch einen modularen Aufbau können Inhalte situativ und selektiv mit Metadaten verknüpft und über die Suche ausgegeben werden. Metadaten können daher immer nur so gut sein, wie der zugrundeliegende Inhalt – alles andere führt zu schlechten Nutzungserfahrungen auf Seiten der Nutzer und Kunden.

Modularisierung der Inhalte

Ein Modulkonzept ist eine nachvollziehbare Regel zum Erstellen von Bausteinen in einer definierten Größe. Dabei sollten die Eigenschaften der dokumentierten Produkte (Änderungshäufigkeit der Inhalte) ebenso berücksichtigt werden wie der Kenntnisstand der Redakteure und ihre Bereitschaft, komplexe Regeln anzuwenden.

Besonders in großen Redaktionsabteilungen ist es aus unserer langjährigen Erfahrung wichtig, dass alle Module in konformer Art und Weise erstellt werden, damit alle Redakteure sie sicher verwenden können.

Nur ein ausgeklügeltes Modulkonzept unterstützt die Redakteure/innen

Ziele der Modularisierung und der verknüpften Metadaten

Möglichst große Wiederverwendung

  • Wiederverwendung zwischen verschiedenen Produktdokumentationen oder Versionen des gleichen Dokuments
  • Reduzierung des Erfassungsaufwands

Reduzierung des Änderungsaufwands

  • Änderungen am Modul werden einmal eingearbeitet und sind in allen weiteren Verwendungen sofort sichtbar

Reduzierung der Übersetzungskosten

  • Das Modul wird einmal übersetzt und die Übersetzung ist in allen weiteren Verwendungen verfügbar
  • Sofern keine Änderungen erfolgen, wird das Modul nicht zur Übersetzung ausgespielt, d.h. es entstehen keine Kosten für 100%-Matches

Modularisierung und Metadaten werden nicht nebenher erstellt

Wer bereits mit Modulen und Metadaten arbeitet, der weiß, dass diese nicht nebenher erstellt werden. Gleichzeitig bietet die Einführung die attraktive Chance bisherige weniger gute Prozesse durch optimierte zu ersetzen, um mit neuen Arbeitsweisen effektiver zu arbeiten.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Metadaten? Kommentieren Sie gerne, wenn Sie meine Herangehensweise teilen oder vielleicht ganz anders sehen.

Herzliche Grüße
Marco Freund

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