Redaktionssystem
Lohnt sich ein Redaktionssystem für Ihr Unternehmen? Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, was es zu beachten gilt.
Redaktionssysteme in der Technischen Dokumentation
Effektive Workflows mit Hilfe professioneller Redaktionssysteme
Moderne Redaktionssysteme halten zunehmend Einzug in professionelle Technische Redaktionen. Aktuell wird davon ausgegangen, dass etwa die Hälfte aller Technischen Redaktionen in Deutschland bereits ein Redaktionssystem im Einsatz haben. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick geben, was bei der Auswahl und beim Einsatz zu beachten ist.
Lohnt sich ein Redaktionssystem für Ihr Unternehmen?
Wie zu erwarten, hängt der effiziente Einsatz von vielen Faktoren ab. Was möchten Sie mit Hilfe eines Redaktionssystems in Ihrem Unternehmen erreichen? Was gilt es in Bezug auf die vorhandenen Prozesse und Strukturen innerhalb Ihres Unternehmens zu beachten? Worauf kommt es Ihnen beim Einsatz an? Und natürlich die wichtigste Frage: Ab wann rechnet sich ein Redaktionssystem für Sie? Mit Hilfe unserer Checkliste erhalten Sie einen ersten Überblick:
Checkliste zur Einführung eines Redaktionssystems
- Haben Sie definierte Anforderungen an die Dokumentenstrukturierung?
- Können (oder sollen) Ihre Inhalte modularisiert werden?
- Haben Sie Metadaten im Einsatz?
- Nutzen Sie unterschiedliche Eingabeformate?
- Geben Sie die Inhalte auf unterschiedlichen digitalen Plattformen aus?
- Arbeiten Sie mit einer großen Anzahl an Dokumenten?
- Arbeiten bei Ihnen mehrere Redakteure/innen in der Dokumentation?
- Haben Sie Workflow-Funktionen wie bspw. interne Freigaben im Einsatz?
- Verfügen Sie über einen hohen Anteil an wiederverwendbaren Inhalten?
- Benötigen Sie mehrsprachige Dokumentationen?
Haben Sie mindestens drei unserer zehn Punkte mit „Ja“ beantwortet, lohnt es sich schon, den Einsatz eines Redaktionssystems zu überprüfen.
Ein mögliches Beispiel für eine wahrscheinlich eher geringere Rentabilität wäre, wenn Sie ausschließlich Unikate für den deutschsprachigen Markt produzieren. In diesem Setting ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass eine Implementierung nicht rentabel ist.
Ganz anders sieht es bei Unternehmen im Maschinen- oder Anlagenbau aus, die über einen hohen Bestand an Produkten oder Produktvarianten verfügen, bei denen sich Produktmerkmale häufig ändern und/oder international am Markt vertreten sind. Treffen diese Eigenschaften auf Ihr Unternehmen zu, kann in der Regel davon ausgegangen werden, dass sich der Einsatz eines Redaktionssystems mittel- und vor allen Dingen langfristig lohnen wird.
Effizienz steigern, Kosten reduzieren
Vorteile eines Redaktionssystems
Wenn Sie in unserer Checkliste mehr als fünf Punkte mit „Ja“ beantwortet haben, sollten Sie definitiv tiefer in die Vorteile eines Redaktionssystems einsteigen. Wir haben Ihnen die aus unserer Sicht wichtigsten Anwendungsszenarien und Vorteile eines Redaktionssystems zusammengefasst.
Je häufiger Sie gleiche Inhalte in unterschiedlichen Dokumentationen verwenden, desto hilfreicher kann der Einsatz eines Redaktionssystems sein. Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass es in fast jeder Technischen Redaktion Text- und Bildanteile gibt, die in vielen oder sogar allen Dokumentationen identisch sind. Dies sind beispielsweise Sicherheitshinweise, Pflegeanleitungen oder Installationsschritte.
Mit einem Redaktionssystem werden identische Inhalte automatisiert eingefügt, wodurch das fehleranfällige manuelle Kopieren der Inhalte entfällt.
Bringen wir es auf den Punkt: Die Zeiten, in denen Technische Dokumentationen ausschließlich in gedruckter Form vorliegen, sind in nahezu allen Unternehmen vorbei. Moderne Technische Dokumentationen zeichnen sich heutzutage durch eine Medienvielfalt der Ausgabeformen aus – sei es digital, im Web, am Smartphone oder direkt am Panel im Maschinen- und Anlagenbau. Daher ist besonders das „Single Source Publishing“ für viele Redaktionen ein ganz entscheidender Pluspunkt von Redaktionssystemen.
Über ein Redaktionssystem lassen sich mit Hilfe des Single Source Publishing unterschiedliche Anwendungen wie Handbücher und Produktdaten aus einer Quelle erstellen und wiederum an unterschiedlichen Stellen ausgeben.
Jede/r, der/die schon einmal in der Technischen Redaktion gearbeitet hat, kennt das Problem der Informationsbeschaffung und der unterschiedlichen Formate. Technische Redakteure/innen müssen „wissen“ wie sie wann und wo an welche Information gelangen – und diese Wege sind in der Praxis oftmals weder offensichtlich noch naheliegend. Chief Innovation Officers oder Abteilungsleiter/innen für Technische Redaktionen und/oder Service wissen leider nur zu gut, wovon wir sprechen.
Mit Redaktionssystemen hat die lästige Suche und das mühsame Aufbereiten der Daten ein Ende. Über spezifische Schnittstellen können alle erforderlichen Daten von jedem direkt an Ort und Stelle in das Redaktionssystem eingegeben und weiterverarbeitet werden.
Besonders wenn mehrere Redakteur/innen in Ihrer Technischen Redaktion tätig sind ist es nahezu unvermeidbar, dass es zu unterschiedlichen Textformen, Termini, Layouts oder Textstrukturen kommt. Auch wenn diesem Umstand mit Hilfe eines gemeinsamen Redaktionshandbuchs Abhilfe geleistet werden soll, zeigt die Praxis immer wieder, dass eine einheitliche Umsetzung nur schwer zu erreichen ist.
Mit Hilfe eines Redaktionssystem spielt es keine Rolle mehr, welche/r Redakteur/in die Dokumentation erstellt. Über automatisierte Vorgänge wie Layout-, Struktur- oder Terminizuweisungen unterliegen alle Dokumentationen immer den gleichen Standards.
International tätige Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau kennen besonders die hohen Folgekosten mehrsprachigerer Dokumentationen. Nicht selten übersteigen die Übersetzungskosten sogar die eigentlichen Erstellungskosten der Dokumentation.
Mittels eines Redaktionssystem können auf einfache Weise unterschiedliche Sprachvarianten derselben Dokumentation zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig kann immer wieder auf die bereits übersetzten Vorgängerversionen zurückgegriffen werden.
Last but not least sind Redaktionssysteme wichtige Grundpfeiler in der Qualitätssicherung. Die einzelnen Bausteine werden dabei einmalig geprüft und freigegeben, wodurch sie in jeder Dokumentation immer auf dem neusten Stand sind.
Finden Sie mit uns die passende Lösung für Ihr Redaktionssystem
Wir beraten, konzeptionieren, realisieren und konfigurieren – von der ersten Überlegung bis zum Support während des laufenden Betriebs.
Was nötig ist und wie wir arbeiten
Bei der Auswahl und Einführung des für Sie passenden Redaktionssystems stehen natürlich immer Ihre individuellen Anforderungen und Prozesse im Mittelpunkt. Wir von CCS haben uns darauf spezialisiert, unsere Kunden bei allen strategischen, businessrelevanten und operativen Anforderungen zu beraten und zu unterstützen.
Offene Punkte, die wir gemeinsam mit Ihnen klären, können beispielsweise sein:
- Welche Informationsobjekte (Modultypen) gibt es in Ihrer Dokumentation?
- Welchen Varianten unterliegen Ihre Inhalte?
- Wie werden Ihre Inhalte übersetzt?
- Haben Sie Terminologielisten im Einsatz?
- Wie sieht Ihr Lektoratsprozess (Review-Client) aus?
- In welchen Systemen legen Sie aktuell Ihre Dokumente ab?
- Wie erstellen Sie Grafiken und Legenden zu den Grafiken?
Auf Basis der gemeinsamen Evaluation Ihrer Anforderungen erstellen wir gerne alle Entscheidungsvorlagen mit Ihnen und zeigen klar und verständlich, anhand welcher Kriterien sich der Einsatz eines Redaktionssystems in Ihrem Unternehmen lohnt. Zudem übernehmen wir als Integrationsspezialisten natürlich auch auf technischer Seite die komplette Integration des Redaktionssystems, wie auch die benötigten Konfigurationen der Schnittstellen – ganz gleich für welches Redaktionssystem Sie sich entscheiden, welche Systeme Sie schon im Einsatz haben oder wie Ihre Redaktionsprozesse aktuell definiert sind.
Unsere Zusammenarbeit mit Fischer Information Technology
Seit vielen Jahren arbeiten wir im Segment der Redaktionssysteme als Partner zudem erfolgreich mit der Fischer Information Technology AG zusammen. In den meisten Fällen ermöglicht uns der Einsatz des professionellen Redaktionssystems „TIM“, die für Sie passende Lösung in Ihrem Unternehmen einzuführen. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen im Folgenden sehr gerne die Vorteile von TIM aus unserer Sicht dar.
Vorteile des Redaktionssystems "TIM"
Technische Dokumentationen und Produktinformationen beschreiben komplexe Vorgänge und Maschinen. Idealerweise sind dabei die Beschreibung und Strukturierung der Inhalte durch gemeinsame Regeln der Verständlichkeit für den/die Leser/innen optimal aufbereitet. Gleichzeitig wissen wir aus unserer langjährigen Erfahrung jedoch auch, dass die Erstellung und Verwaltung der Informationsinhalte in der Praxis meist umständlich und unübersichtlich sind.
Genau an dieser Stelle setzt TIM an. TIM unterstützt Technische Redakteure/innen in effizienter Weise bei allen alltäglichen Aufgaben.
Die Vorteile im Überblick
- Intelligente Informationserfassung und iiRDS
- Ein ausgeklügeltes Metadatenkonzept und Zusammenstellung der Dokumente
- Stringenter Lektoratsprozess und Freigabeworkflow
- Intuitiv nutzbares und modernes Varianten-, Variablen- und Änderungsmanagement
- Automatisierte Workflows für Publikations- und Übersetzungsprozesse
- Flexibles Single Source Publishing in Print, auf Apps oder Displays
Wir sorgen für Ihren Erfolg
Ganz gleich, für welches Redaktionssystem Sie sich entscheiden, unsere langjährige Erfahrung hat gezeigt, dass ein Redaktionssystem immer an Ihre individuellen Prozesse und Bedürfnisse angepasst werden muss. Unser Ziel ist es, das für Sie optimale System neutral und unabhängig zu finden und in Ihre Strukturen einzupassen.
Auf Basis der gemeinsam entwickelten Anforderungen begleiten wir Sie von der Entscheidung für das System bis zum GoLive und darüber hinaus. Vom Standard über die spezielle Konfiguration von Schnittstellen bis zum individuellen Customizing.
Das Gute daran: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung in der Betreuung einer Vielzahl von Kunden bei ihrer professionellen Arbeit mit Redaktionssystemen.
Unsere Leistungen im Überblick
- Wir analysieren mittels 360-Grad-Umschau Ihren Status quo
- Übernehmen die Anforderungserhebung
- Erstellen Entscheidungsvorlagen
- Unterstützen Sie bei der Produkt-Entscheidung
- Implementieren das Redaktionssystem in Ihr bestehendes System
- Konfigurieren die erforderlichen Schnittstellen
- Customizen Ihre indivduellen Anforderungen
- Sorgen für einen reibungslosen Ablauf während des Betriebs
- Sind Ihr Ansprechpartner in allen Systemfragen
- Schulen Ihre Mitarbeiter/innen
- Übernehmen den kompletten Support während der gesamten Laufzeit
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?
Finden Sie es heraus, lernen Sie uns kennen und lassen Sie uns ins persönliche Gespräch kommen. Wir freuen uns auf Sie!