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Vorteile und Grenzen des Dokumente-Moduls

Blog-Serie Teil 1

Dokumente-Modul: Vorteile und Grenzen

Eine Maschine besteht aus mehr als nur ihren Einzelteilen. Um eine Maschine vollständig zu erfassen, benötigt ein Anwender eine Vielzahl zusätzlicher Informationen:

  • Dokumente diverser Art zur Bedienung, Wartung, Montage usw. Hierzu können auch Videos, Fotos oder Illustrationen gehören, die dem Anwender zeigen, wie das Produkt funktioniert.

Dieser Artikel ist Teil unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Service-informationssystem”. Hier finden Sie die komplette Übersicht.

  • Protokolle, die den Lebenszyklus des Produkts zeigen, z. B. Wartungsprotokolle.
  • Rechtliche Dokumente oder Zertifikate.
  • Dokumente zum Projekt und zur Zusammenarbeit zwischen Hersteller und Kunde.
  • Ganze Softwarepakete oder Updates, um die Maschine zu betreiben.

Was, wenn der Online-Ersatzteilkatalog nicht „nur“ ein Ersatzteilkatalog sondern ein Serviceinformationssystem ist? Eine Plattform, auf der sowohl Endanwender aber auch interne Mitarbeiter, Partner oder auch Händler alle Informationen zu einer Maschine finden? Wie Sie das erreichen können und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Serviceinformationssystem”. Los geht es mit dem Dokumente-Modul:

Das Dokumente-Modul

Als erste Basis bietet zum Beispiel Quanos SIS.one der Quanos Solutions GmbH mit dem Dokumente-Modul eine Struktur, in der Ordner und Dateien jeden Formats abgelegt und sortiert werden können. Das Modul greift dabei auf einen oder mehrere Ordner im Dateisystem zu und bildet diese in der Windows-Dateistruktur mit allen Dateien im Online-Katalog 1:1 ab.

Ordnerstruktur im Dokumente-Modul
Ordnerstruktur im Dokumente-Modul ©CCS Solutions

CCS-Umfrage zur Nutzung

Beim Quanos cDay konnten wir im Rahmen unseres Workshops 36 Teilnehmer befragen, welche Möglichkeiten sie bisher nutzen, um zusätzliche Dokumente und Medien in Quanos SIS.one einzubinden (Mehrfachantworten waren möglich). Hier die Ergebnisse:

Mehr als die Hälfte der Teilnehmer nutzt das Dokumente-Modul, welches bereits im Onlinekatalog integriert ist. Ebenfalls häufig werden Dokumente direkt an Bauteilen verlinkt, um diese im Ersatzteilkatalog anzeigen zu können. Ein großer Teil der Kunden nutzt also die frei verfügbaren Standardfunktionalitäten, um Dokumente in ihren Katalogen einzubinden.

Die Umfrage zeigt, dass Dokumente für viele Kunden ein wichtiger Bestandteil des Onlinekatalogs sind und die Standradfunktionalitäten gern genutzt werden. Die Frage ist jedoch, ob dies tatsächlich ausreichend ist, oder ob weitere Möglichkeiten nicht bekannt sind und daher nicht genutzt werden.

Umfrage-Ergebnisse über Mentimeter beim CCS Workshop ©CCS Solutions

Vorteile des Dokumente-Moduls

Sobald der Online-Katalog auf einem Webserver implementiert wurde, steht das Dokumente-Modul ohne zusätzliche Lizenzierung zur Verfügung. Alle Dateien, die im Dateisystem abgelegt wurden, sind für alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten einsehbar. Die Konfiguration lässt sich recht einfach erweitern, um Ordnerstrukturen nach definierten Kriterien zur Verfügung zu stellen. So sind zum Beispiel auch unterschiedliche Ansichten unter folgenden Kriterien möglich sind:

  • Oberflächensprache: In Abhängigkeit der gewählten Oberflächensprache wird dem Anwender nur der Inhalt des sprachspezifischen Ordners angezeigt.
  • Katalogname: Der Anwender sieht nur Daten, die dem aktuell ausgewählten Online-Katalog zugeordnet wurden.
  • Benutzername: Nur ausgewiesene Benutzer können den Inhalt eines Ordners einsehen.

Zudem können Dokumente als Favorit markiert, sortiert oder gefiltert werden (zum Beispiel nach Dateinamen) und stehen für die Offline-Nutzung zum Download bereit. Apropos Offline: Die Funktionen des Dokumente-Moduls können auch für Offline-Kataloge auf DVD oder USB-Stick genutzt werden. Jedoch birgt das Dokumente-Modul die Gefahr von Datensilos.

Grenzen des Dokumente-Moduls

Trotz all seiner Vorteile hat das Dokumente-Modul auch seine Einschränkungen. In der Listenansicht werden zwar Dateiname, Dateigröße und Änderungsdatum angezeigt, jedoch stehen keine erweiterten Eigenschaften wie Autor, Produktkategorie oder Dokumentart zur Verfügung. Gleichzeitig können die Ordnerstrukturen nicht nach einem bestimmten Dokument durchsucht werden. Lediglich die Dateien des aktuell geöffneten Ordners können gefiltert werden. Die Grenzen in einem ersten Überblick:

  • Fehlende Metadaten und detailliertere Informationen zu den Dateien
  • Wenn ein Dokumente-Ordner pro Katalog gepflegt wird, werden auch alle dazugehörigen Dokumente mehrfach abgelegt, was einen erhöhten Speicherplatz zur Folge hat.
  • Zudem besteht die große Gefahr, dass Dateien in unterschiedlichen und vor allen Dingen veralteten Versionen verwaltet werden.
  • Hoher Pflegeaufwand, um Daten aktuell zu halten.

Letzten Endes werden neben dem perfekt organisierten Dokument-Management-System (DMS) schnell neue Datensilo aufgebaut, die es in der effizienten Erstellung professioneller Ersatzteilkataloge zu vermeiden gilt. Wie es dazu kommt und was dies Folge hat, zeigen wir Ihnen im nächsten Schritt.

Datenbank statt Dateisystem

Üblicherweise werden maschinen- oder projektspezifische Dokumente nicht in einem Dateisystem, sondern einer Datenbank verwaltet. Enterprise-Resource-Planning (ERP), Dokument-Management-System (DMS) oder Content-Management-System (CMS) sind die führenden Systeme, in denen Dokumente jeder Art erstellt, versioniert und gepflegt werden. Um diese Dokumente im Online-Katalog einzubinden, müssen sie vorher aus den Datenbanken exportiert und in Ordnerstrukturen sortiert werden – ein neues Datensilo entsteht.

Der Abgleich zwischen Datenbank und Dateisystem verlangt einen hohen – zum Teil manuellen – Pflegeaufwand, um im Online-Katalog die aktuellen und relevanten Daten bereitzustellen. Daten müssen gegebenenfalls mehrfach abgelegt werden, da diese für mehrere Produkte gültig sind und somit mit mehreren Katalogen verknüpft werden müssen. Diese redundanten Daten belegen den Speicherplatz des Webservers und erhöhen auch das Datenvolumen für entsprechende Server-Backups. 

Zusammenfassend zeigen sich die Grenzen des Dokumente-Moduls in diesen Punkten:

  • Zu wenig Informationen
  • Redundante Daten
  • Hoher Pflegeaufwand
  • Erhöhtes Datenvolumen für Backup
  • Anlegen neuer Datensilos

Folgerichtig stellt sich natürlich dies Frage, wie dies verhindert werden kann und welche potentiellen Alternativen zur Verfügung stehen.

Alternativen

Das Dokumente-Modul bietet im Standard schon eine Vielzahl von Möglichkeiten, Informationen strukturiert den Anwendern des Ersatzteilkatalogs bereitzustellen. Mit nur wenig Aufwand werden Ordnerstrukturen veröffentlicht und können sofort von allen berechtigten Katalognutzern abgerufen werden. Jedoch ist die Verwaltung der Dokumente sowohl aufwendig als auch fehleranfällig.

Stehen andere Tools zur Verfügung, um Dokumente zu verwalten? Wie kann das Dokumente-Modul an firmeneigene Systeme und Prozesse angepasst werden? Gibt es zusätzliche Möglichkeiten den Ersatzteilkatalog zu einem ersten Content-Delivery-Portal auszubauen?

Diese Fragen beantworten wir Ihnen in Kürze im nächsten Teil unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Serviceinformationssystem”.

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