Blog-Serie Teil 3
Individuelle Schnittstellenkonfiguration
Informationen und deren Verknüpfungen im Online-Ersatzteilkatalog können auf unterschiedliche Weisen miteinander verbunden werden. In Teil 2 unser Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Serviceinformationssystem” haben wir Ihnen gezeigt, wie die Informationsverknüpfung innerhalb eines Content Management Systems erfolgt. Was jedoch, wenn Informationen aus sehr vielen Systemen und Datenbanken eingebunden werden sollen, ohne diese vorher
Dieser Artikel ist Teil unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Service-informationssystem”. Hier finden Sie die komplette Übersicht.
(umständlich) zu exportieren oder konvertieren zu müssen? Dieser Fragestellung widmen wir uns im Folgenden und zeigen Ihnen anhand zweier Praxisbeispiele, wie dies über Schnittstellen und CCS Connect konkret umgesetzt werden kann.
Verknüpfungen mehrer Datenbanken
Im Standard bieten Quanos SIS.one eine Struktur, um Ordner und Dateien für den Anwender des Online-Katalogs zum Download bereitzustellen. Die Daten sind nach der Ablage im Dateisystem sofort online verfügbar und können sogar sortiert nach Sprache oder Maschine gezielt bestimmten Benutzergruppen zugänglich gemacht werden. Praktisch, einfach und schnell werden Dokumente jeden Formats veröffentlicht. Jedoch beinhaltet das Dokumente-Modul einen großen Nachteil:
- Die Standardkonfiguration ermöglicht nur den Zugriff auf einen oder mehrere Dateiordner, jedoch keinen Zugriff auf Datenbanken oder andere externe Systeme.
Die Dateien müssen also zuvor aus den unterschiedlichen Quellsystemen exportiert und physisch auf dem Webserver abgelegt werden, um online abrufbar zu sein. Das heißt, große Datenmengen müssen (manuell) aus diversen Datenbanken exportiert, abgeglichen und auf dem Webserver aktualisiert werden – das klingt aufwendig und umständlich – ist es auch.
ERP, PLM und DMS
Andere Datenbanken, die Dokumente intelligent verwalten und verknüpfen können, sind zum Beispiel Enterprise-Resource-Plannings (ERP) oder Product-Lifecycle-Management (PLM). Auch ein Dokumenten-Management-System (DMS) bietet viele Möglichkeiten, um Dokumente mithilfe von Metadaten auszuzeichnen und eindeutig zu identifizieren. Anstatt in einem unübersichtlichen Dateisystem werden die Dokumente über Datenbankabfragen und Suchkriterien gefunden – und das ohne vorherigen Export der Dateien.
Über die im System integrierte API-Schnittstelle (Application Programming Interface ) wird eine Verbindung aufgebaut, um gezielt Informationen, zum Beispiel anhand einer Maschinen- oder Artikelnummer, abzufragen. Über eine geschützte Verbindung zwischen Quanos SIS.one und dem DMS werden Informationen ausgetauscht und in Echtzeit dem Anwender angezeigt.
Wie genau dieser Datenaustausch erfolgen kann, möchten wir Ihnen anhand zweier Best- Practice-Umsetzungen bei unseren Kunden zeigen.
Metadaten-Schnittstelle für Claudius Peters
Claudius Peters gehört zu einem der angesehensten Ingenieurhäuser der Welt und hat sich zu einem innovativen Weltmarktführer entwickelt. Das Unternehmen setzt seit 1906 Maßstäbe für die Konstruktion, Fertigung und Inbetriebnahme von Förder- und Verfahrensanlagen für die Gips-, Zement-, Kohle-, Tonerde- und Schüttgutindustrie. Von der Konzeption über die Installation bis hin zur Inbetriebnahme und dem After-Sales-Support bietet das Unternehmen den größten Zementherstellern der Welt einen Service von Weltklasse.
Claudius Peters nutzt unternehmensweit das ECM-System (Enterprise-Content-Management) COI-BusinessFlow, um von E-Mails über Projektberichte bis hin zu Rechnungen alle relevanten Dokumente abzulegen. Die Datenbank beinhaltet mehrere Millionen Dateien, die im System kategorisiert und archiviert werden.
In einem gemeinsamen Projekt haben wir eine API-Schnittstelle zwischen Quanos SIS.one und COI-BusinessFlow entwickelt, um Meta-Informationen aus dem ECM im Online-Katalog anzuzeigen.
Die Dateien liegen somit lokal auf dem Webserver. Über die Schnittstelle werden nun Metadaten und zusätzliche Informationen zu den Dokumenten in Echtzeit aus dem System abgefragt und dem Anwender angezeigt.
Anders als im Standard-Dokumente-Modul – wie in Teil 1 unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Serviceinformationssystem” beschrieben – sind nun auch zusätzliche Dokumentinformationen wie Autor, Dokumenttyp oder Beschreibung in der Übersicht vorhanden. Jedes Datenbankfeld kann über die Schnittstelle übermittelt werden.
Dokumente-on-the-fly bei Howden Turbo
Ursprünglich wurde Howden Turbo 1854 als Ingenieurbüro für Schiffsbau gegründet. Seitdem hat sich Howden zu einem weltweit führenden Hersteller von Lösungen für die Luft- und Gasförderung entwickelt. Das Unternehmen hat ein starkes globales Netzwerk von Experten aufgebaut, das sich aus reaktionsschnellen lokalen Service- und Lieferteams in mehr als 100 Ländern zusammensetzt, die mit den lokalen Anforderungen und Herausforderungen vertraut sind.
Zur Verknüpfung ihrer Informationen geht Howden Turbo mit CCS Connect sogar einen Schritt weiter als das oben beschriebene Projekt. Das Unternehmen legt die Betriebsanleitungen einer Maschine in SAP anhand der Maschinennummer ab. Über die API-Schnittstelle wird beim Öffnen des Dokumente-Moduls eine Anfrage an SAP geschickt. Ein Eintrag in der Konfiguration definiert, an welche Adresse Quanos SIS.one die Anfrage verschicken soll.
In SAP wird nun eine Suchanfrage nach Betriebsanleitungen der übertragenen Maschinennummer gestartet. Über die von CCS konfigurierte API sendet SAP die gefundenen Dokumente an den Online-Katalog zurück, sodass nun im Dokumente-Modul die Dateien aufgelistet werden.
Die Vorteile hierbei sind:
- Dokumente müssen zu keinem Zeitpunkt exportiert oder manuell dem Online-Katalog bereitgestellt werden.
- Nach einmaliger Konfiguration der Schnittstelle mit CCS Connect liefert diese zuverlässig die relevanten Daten.
- Das Quellsystem bleibt das führende System, aus dem Informationen nur bei Bedarf angefragt und vom Anwender heruntergeladen werden.
- Die Daten sind zu jederzeit aktuell und über Benutzerrechte/-gruppen kann zusätzlich gesteuert werden, welche Informationen der Anwender sehen soll.