Blog-Serie Teil 2
Dokumente im CMS
Jede Maschine benötigt technische Dokumentationen, in denen Benutzern Funktion und Handhabung verständlich erklärt werden. Dazu gehören Anleitungen zur Bedienung, Wartung oder Montage der Anlage. Erstellt und verwaltet werden diese Dokumentationen optimal in einem sogenannten Content-Management-System (CMS). Hierbei werden einzelne Informationsbausteine (Module) in einer Datenbank mit integriertem Media- und Dokumentenmanagement
Dieser Artikel ist Teil unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Service-informationssystem”. Hier finden Sie die komplette Übersicht.
verwaltet und können über einen angebundenen (XML-)Editor bearbeitet werden.
Jedes Modul wird dabei als in sich abgeschlossene Informationseinheit erstellt und mit Meta-Informationen (Produktklasse, Bauteil, Informationsart) ausgezeichnet. Somit kann jedes Modul anhand seiner Eigenschaften eindeutig identifiziert werden – genau wie ein Ersatzteil über seine Artikelnummer im Online-Katalog.
Wie Sie Dokumentationsinhalte innerhalb Quanos SIS.one interaktiv in Ihren Ersatzteilkatalog einbinden können, zeigen wir Ihnen im Folgenden anhand des Zusatzmoduls “CMS Interface” auf. Informationen zum Dokumente-Module finden Sie in Teil 1 unserer Blog-Serie “Vom Ersatzteilkatalog zur Serviceinformationssystem”.
Nachholbedarf für PDF-Dateien
PDF-Dokumente haben sich auf dem Markt als unschlagbares Austauschformat durchgesetzt. Komprimierte Dateigröße und verlustfreie Darstellung auf unterschiedlichen Geräten sind nur zwei der zahlreichen Vorteile einer PDF-Datei. Wenn es jedoch darum geht, gezielt eine Information in eine Webseite einzubinden und Verknüpfungen zwischen Informationen herzustellen, hat das Allround-Talent PDF jedoch ganz klar noch Nachholbedarf.
Weitaus flexibler sind hingegen modulare Informationsbausteine aus einem Content-Management-System, die als HTML-Dokumentation im Online-Katalog dargestellt werden. Der Anwender findet seine Informationen innerhalb einer Webseite, ohne das Medium zu wechseln und obwohl die Informationen des Online-Katalogs in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt werden, werden diese nun in Quanos SIS.one zusammengeführt.
Der Ersatzteilkatalog wird zum Content-Delivery-Portal, zur zentralen Sammelstelle unterschiedlicher Informationen. Dem Anwender wird so ein vollständiges Bild der Maschine aufgezeigt.
Interaktive Einbindung mit CMS-Modul
Quanos SIS.one bietet mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul „CMS Interface“ eine Möglichkeit, Dokumentationsinhalte aus einem (XML-)Redaktionssystem interaktiv in den Ersatzteilkatalog einzubinden. Die Dokumentationen, zum Beispiel die Betriebs- oder Wartungsanleitung, werden im Format XML oder HTML aus dem Quellsystem exportiert und in Quanos SIS.one für den Online-Katalog aufbereitet. Einzelne Dokumente können über Pre-Prozesse zu einer Dokumentation zusammengefasst werden. Auch ein HTML-Export aus anderen Systemen, z. B. FrameMaker, kann verwendet werden.
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Beim Aufsetzen und der Einbindung von Pre-Prozessen ist jedoch eine zusätzliche Schnittstellenkonfiguration nötig. Wir übernehmen dies gern für Sie – sprechen Sie uns einfach an.
Statt eines PDF-Dokuments wird nun eine HTML-Dokumentation auftragsspezifisch im Katalog angezeigt. Dabei werden alle Dokumentationsinhalte im firmeneigenen Layout angezeigt. Die Einbindung von unterschiedlichen Medien und Videos ist dabei genauso möglich wie Verlinkungen zu anderen Katalogen und deren Dokumentationen.
Apropos Verlinkungen: Dokumentationsmodule lassen sich auch mit Artikeln des Ersatzteilkatalogs verknüpfen, z. B. über die Artikelnummer oder Metadaten aus dem CMS. Auf diese Weise können bidirektionale Verknüpfungen hergestellt werden – beispielsweise zwischen dem Ersatzteil und dem Dokumentationskapitel, in dem beschrieben wird, wie das Bauteil ausgetauscht werden soll. Über eine Volltextsuche kann die Dokumentation gezielt nach Informationen zu bestimmten Themen durchsucht werden.
Metadaten und Artikelinformationen
Die Möglichkeiten des Content-Delivery-Portals sind vielseitig, stehen und fallen jedoch mit der Qualität der Daten. Ohne Metadaten oder Artikelinformationen in den modularen Informationseinheiten können keine Verlinkungen zu Artikeln des Ersatzteilkatalogs hergestellt werden. Für den Anwender ergibt sich somit “nur” eine HTML-Darstellung der Bedienungsanleitung ohne weiteren Mehrwert.
Das PDF wird letzten Endes einfach in einer anderen Art und Weise dargestellt. Auch hiermit sind bestehende und vor allen Dingen potentielle Kunden in der Regel nicht zufriedengestellt. Ihnen fehlen (wie im PDF) die für sie relevanten Zusammenhänge/Verknüpfungen, um auf alle Informationen zugreifen zu können. Das könnte wie folgt aussehen.
Optimierte User-Experience
Enthält ein CMS-Modul die Information, für welche(s) Bauteil(e) die darin beschriebenen Informationen gültig sind, kann das Modul dem entsprechenden Artikel des Ersatzteilkatalogs zugeordnet werden. Die Artikelnummer kann dabei in den Metadaten, im Modultext oder innerhalb eines XML-Attributs vorkommen. Auch andere eindeutige Kenner wie Serien- oder Positionsnummern sind möglich. Auch eine Zuordnung über die Bauteilbenennung ließe sich realisieren. So könnte der “Dieselmotor” einem Modul zugeordnet werden, welches das Wort im Modultitel oder Modultext enthält
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Auch wenn die Verknüpfungen prinzipiell vorhanden sind, tun sich Unternehmen in der Regel damit schwer. Wir bauen gern die "Intelligenz", die intelligente Verknüpfung für Sie ein.
Unser Servicetipp
Zuordnungen über Artikelbenennungen sind jedoch nur bedingt zu empfehlen, da hierbei keine Eindeutigkeit gewährleistet ist, wenn z. B. mehrere unterschiedliche Artikel denselben Namen tragen, und fehlerhafte bzw. keine erfolgreichen Zuordnungen aufgrund von Tippfehlern möglich sind.
Die eindeutige Artikelnummer im HTML-Text kann jedoch direkt mit der Doku verknüpft werden, das erspart Frustration auf Anwenderseite. Hierfür wird die im CMS-Modul enthaltene Zuordnungsinformation zum Ersatzteil bei der Aufbereitung der CMS-Daten in einem Pre-Prozess interpretiert und zu einer Verlinkung konvertiert. Anschließend kann im Online-Katalog bidirektional zwischen Ersatzteil und zugehörigem Dokumentationskapitel gewechselt werden. Zusätzlich wird im Pre-Prozess der komplette Dokumentationsinhalt indiziert, sodass im Onlineportal eine Volltextsuche zur Verfügung steht.
Mit Schnittstellen schneller zum Erfolg?
Alle Informationen an einer Stelle miteinander verknüpft – was jedoch, wenn Informationen aus sehr vielen Systemen und Datenbanken eingebunden werden sollen, ohne diese vorher (umständlich) zu exportieren oder konvertieren zu müssen? Gibt es da nicht vielleicht auch eine Schnittstelle? Diese Frage beantworten wir demnächst in Teil 3 unserer Serie “Vom Ersatzteilkatalog zum Serviceinformationssystem”.